Die digitale Zeugnisausfertigung ist, wie der Name sagt, eine zusätzliche digitale Ausfertigung eines Papierzeugnisses im PDF-Format. Statt handgeschriebener Unterschriften und einem Siegelstempel enthält es eine digitale Signatur sowie einen maschinenlesbaren Anhang im XML-Format, der alle Daten des Papierzeugnisses enthält.

Im Rahmen der Pilotierung des digitalen Schulzeugnisses liegt der Fokus auf Ausfertigungen von Abiturzeugnissen, die für eine Bewerbung an Hochschulen verwendet werden können.

Pilotierung bedeutet, dass in dieser Phase nur ausgewählte Schulen in verschiedenen Bundesländern digitale Ausfertigungen von Schulzeugnissen ausstellen. Schulen, die an der Pilotierung teilnehmen, gehen aktiv auf ihre Abiturient:innen zu.

Weitere Zeugnisarten, zum Beispiel Abschlussszeugnisse nach der 10. oder 4. Klasse, werden in einigen Bundesländern zu einem späteren Zeitpunkt in die Pilotierung aufgenommen.

Die digitale Zeugnisausfertigung ist, wie das Papierzeugnis, ein Nachweis über die erbrachten Leistungen. Langfristiges Ziel ist es, dass diese die gleiche Akzeptanz erfährt wie ein Papierzeugnis oder eine beglaubigte Kopie.

Der Vorteil ist, dass die digitale Zeugnisausfertigung maschinenlesbar ist, und somit an immer mehr Stellen automatisiert verarbeitet werden kann. Sie kann zudem beliebig oft kopiert werden, ohne die digitale Signierung zu verlieren.

Die digitale Zeugnisausfertigung wird von der Institution ausgestellt, die auch das dazugehörige Papierzeugnis ausstellen würde, im Fall digitaler Ausfertigungen von Abiturzeugnissen also die Schule.

Um die Zeugnisausfertigung digital zu signieren, nutzen die Institutionen ein digitales Siegel der Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND).

Die digitale Zeugnisausfertigung wird nicht zentral auf einem externen Server gespeichert. Sie wird in der Schule ausgestellt, ausschließlich dort gespeichert und an den Empfänger oder die Empfängerin gesendet. Wie genau das passiert, ist abhängig vom Bundesland, in dem sie ausgestellt wird. Danach kann die Person, der die Zeugnisausfertigung gehört, sie lokal bei sich speichern und beliebig oft kopieren.

Um eine Zeugnisausfertigung digital zu signieren, wird aus den Daten des Zeugnisses mit einem Verschlüsselungs-Algorithmus ein sogenannter Hashwert generiert, vergleichbar mit einem digitalen Fingerabdruck, und an den Dienst geschickt, der die Ausfertigung digital signiert.

Signiert wird also der Hashwert, nicht die Ausfertigung selbst. Das bedeutet auch: Alle personenbezogenen Daten, die die Zeugnisausfertigung enthält, bleiben bei der ausstellenden Institution, zum Beispiel der Schule.

Ist eine digitale Zeugnisausfertigung einmal digital signiert, können ihre Daten oder die Signatur nicht mehr verändert werden.

Wenn eine digitale Zeugnisausfertigung einmal signiert wurde, können ihre Daten oder die Signatur nicht mehr verändert werden. Sollte es doch versucht werden, wird die Ausfertigung als ungültig erkannt.

Das Projekt "Digitales Zeugnis" ist eine länderübergreifende Unternehmung im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das den digitalen Zugang zu Verwaltungsleistungen für alle Bürger:innen in Deutschland vereinfachen soll. Eines der OZG-Themenfelder ist Bildung. Die Federführung in diesem Themenfeld haben das Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt und das Bundesministeriums für Bildung und Forschung. Das Land Sachsen-Anhalt kümmert sich darum, in der Bildungsverwaltung digitale Lösungen voranzutreiben und zu entwickeln, die anschließend von allen anderen Bundesländern genutzt werden können.

Das verwendete digitale Signierungsverfahren wurde im Rahmen des Projekts "Mein Bildungsraum" (früher: Nationale Bildungsplattform) im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) entwickelt. Im Sommer 2024 hat die Bundesagentur für Sprunginnovationen (SPRIND) das Projekt übernommen. Sie wird daher als signierende Stelle im PDF angezeigt.

Nein, das Papierzeugnis ist weiterhin das Original. Die digitale Zeugnisausfertigung ist eine zusätzliche Ausfertigung.

Inhaber:innen einer digitalen Zeugnisausfertigung müssen ihr Papierzeugnis im Idealfall nie wieder einscannen, abfotografieren, kopieren oder auf anderem Weg vervielfältigen oder "digitalisieren", um ihre Leistung nachzuweisen.

Die digitale Zeugnisausfertigung ist maschinenlesbar, das heißt sie kann automatisch geprüft und verarbeitet werden. Institutionen, die Zeugnisse als Nachweise entgegennehmen, können so ihre Prozesse vereinfachen, beispielsweise können Hochschulen ihren Bewerbungs- und Immatrikulationsprozess beschleunigen.

Die digitale Zeugnisausfertigung ist fälschungssicher. Jeder, der damit arbeitet, kann sich auf die Angaben, die darin kodiert sind, verlassen. Die Manipulation von gescannten oder kopierten Zeugnissen gehört damit der Vergangenheit an.

Die Unterschrift der digitalen Zeugnisausfertigung kann von der ausstellenden Institution widerrufen werden. Seine Signatur wird dann nicht mehr als gültig erkannt.

Die digitale Zeugnisausfertigung hat kein Ablaufdatum.

Im Rahmen der Pilotierung wird nur eine kleine Anzahl von Schulen in verschiedenen Bundesländern erstmals digitale Zeugnisausfertigungen ausgeben.

Diese Schulen werden aktiv auf ihre Abiturient:innen zugehen und über die Möglichkeit informieren, eine digitale Zeugnisausfertigung zu erhalten.

Die digitale Zeugnisausfertigung ist ein fälschungssicherer Nachweis über den erworbenen Abschluss und die erbrachte Leistung. Sie enthält die gleichen Informationen wie das Papierzeugnis. Das heißt: Sie können mit Ihrer digitalen Zeugnisausfertigung alles machen, was Sie auch mit einem Papierzeugnis machen können.

Insbesondere können Sie sich mit Ihrer digitalen Zeugnisausfertigung sowohl bei Hochschulen als auch bei Ausbildungsbetrieben und Unternehmen bewerben. Nicht alle diese Institutionen können die digitale Zeugnisausfertigung automatisiert verarbeiten, sie können seine Echtheit aber digital überprüfen.

Institutionen, die bisher das Original oder eine beglaubigte Kopie des Zeugnisses verlangen, werden das möglicherweise auch in nächster Zeit noch tun. In verschiedenen Lebensbereichen müssen noch Rechtsvorschriften angepasst werden, damit die digitale Zeugnisausfertigung als gleichwertiger Nachweis akzeptiert wird.

Sie können sich mit Ihrer digitalen Zeugnisausfertigung an allen staatlichen Hochschulen in Deutschland bewerben, die eine digitale Bewerbung anbieten. Allerdings nehmen nicht alle Hochschulen aktiv an der Pilotphase teil und können die digitale Ausfertigung auch automatisch verarbeiten.

Wenn Sie Ihre digitale Zeugnisausfertigung verlieren, zum Beispiel indem Sie es aus Versehen löschen oder an einem Ort speichern, auf den Sie nicht mehr zugreifen können, können Sie zunächst schauen, ob das Zeugnis noch in Ihrem digitalen Postfach (BundID oder "Mein Bildungsraum" Ablage-App) vorhanden ist. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie Ihre Schule um eine neue digitale Zeugnisausfertigung bitten.

Die Antwort auf diese Frage ist abhängig vom Ort, an dem die Schwierigkeiten aufgetreten sind:

• Bei Schwierigkeiten damit ein BundID-Konto zu erstellen oder die Zeugnisausfertigung aus dem BundID-Postfach herunterzuladen, hilft das BundID-FAQ oder die BundID-E-Mail-Adresse weiter.
• Bei Schwierigkeiten mit dem Online-Antrag "Digitales Schulzeugnis" können Sie sich an ozg.bildung(at)sachsen-anhalt.de als Leitstelle wenden.
• Bei Schwierigkeiten im Bewerbungsprozess an einer Hochschule, setzen Sie sich mit Ihrer Hochschule in Verbindung.

Nein. Kinder, die in der Pilotierungsphase an teilnehmenden Schulen eine digitale Zeugnisausfertigung bekommen, erhalten diese entweder automatisch oder sie können sie selbst beantragen. Wie das jeweils funktioniert, wird Ihrem Kind in der Schule erklärt.

Die digitale Zeugnisausfertigung ist, wie das Papierzeugnis auch, auf eine bestimmte Person ausgestellt und ist fälschungssicher. Daher kann sie auch nur die Person nutzen, auf die sie ausgestellt wurde.

Nein. Die digitalen Zeugnisausfertigungen werden kostenlos ausgestellt.

In der Pilotierungsphase können nur ausgewählte Schulen digitale Zeugnisausfertigungen ausstellen. Wenn Ihre Schule am Test für digitale Zeugnisausfertigungen teilnimmt, wurden Sie von dem für Sie zuständigen Ministerium darüber informiert. Die Prozesse für die Ausstellung sind unterschiedlich, je nachdem in welchem Bundesland die Schule liegt und welches Schulverwaltungssystem sie verwendet.

Dieser Prozess variiert von Bundesland zu Bundesland. Grundsätzlich gilt aber: Die Schüler:innen rufen ihre digitalen Zeugnisausfertigungen selbst ab.

Darüber, wie dieser Prozess an einer bestimmten Schule funktioniert, informiert Sie das für Sie zuständige Bildungsministerium.

Nein. Jedes digitale Zeugnis wird einmalig ausgefertigt und dem Inhaber oder der Inhaberin digital übermittelt.

Die digitale Zeugnisausfertigung basiert auf dem Papierzeugnis. Daten wie Schulfächer, Noten und Name sind identisch, da sie auf den Daten im Schulverwaltungssystem basieren.

Sollte es dennoch notwendig sein, ein Zeugnis zu ändern, müssen Sie die aktuelle Version der digitalen Zeugnisausfertigung widerrufen. Diese Funktion steht im Schulverwaltungssystem zur Verfügung. Nach Widerruf können Sie eine neue Ausfertigung erstellen.

Wenn jemand die alte digitale Zeugnisausfertigung nach dem Widerruf validiert, wird sie als nicht gültig erkannt.

Wenn ein Problem rund um die Funktionalitäten der digitalen Zeugnisausfertigung auftritt, wenden Sie die in Ihrem Bundesland etablierten Support-Prozesse an.

Die digitale Zeugnisaufertigung ist ein PDF-Dokument, das eine qualifizierte elektronische Signatur sowie einen maschinenlesbaren Anhang im XML-Format besitzt. Der Anhang enthält alle Daten des Papierzeugnisses. Beide Elemente sind sichtbar, wenn die Datei in einem PDF-Leseprogramm geöffnet wird. Ein Darstellungsbeispiel finden Sie weiter oben auf dieser Seite.

Je nachdem, welches Campus-Management-System Sie nutzen, existieren in der Software bereits Funktionen, die digitale Zeugnisausfertigungen automatisch auslesen oder validieren können. Bitte kontaktieren Sie Ihren Hersteller, um zu erfahren, welche Funktionen zur Verfügung stehen.

Hochschulen, die nicht über die entsprechende Funktion verfügen, können eingereichte digitale Zeugnisausfertigungen über ein Prüftool für Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) validieren. Dazu kann ein lokales Modul installiert werden, das Sie über Ihren Hersteller oder die SPRIND beziehen können. Eine Online-Version befindet sich in der Entwicklung.

Ob ein Dokument mit digitaler Signatur nach Signierung manipuliert wurde, können Sie zudem in gängigen PDF-Leseprogrammen wie Acrobat Reader anzeigen lassen.

Hochschulen, die automatisiert mit digitalen Zeugnisausfertigungen arbeiten wollen, müssen dafür die entsprechende Version ihres Campus-Management-Systems nutzen. Darüber hinaus müssen sie intern über die Arbeit mit ihnen informieren und dafür werben.

Sollte es ein Problem mit der integrierten Validierung in Ihrer Version des Campus-Management-Systems geben, wenden Sie sich bitte an den Hersteller.

Wenn in Ihrem Campus-Management-System keine Validierungsfunktion angeboten wird, fragen Sie diese beim Hersteller an. Dieser kann sich für eine Integration mit der SPRIND in Verbindung setzen.

Aktuell werden digitale Zeugnisausfertigungen von der Stiftung für Hochschulzulassung noch nicht automatisiert validiert und verarbeitet.

Ja. Sie ist eine digitale Ausfertigung des entsprechenden Papierzeugnisses.

Nein. Nicht jedes digitalisierte Dokument ist eine digitale Zeugnisausfertigung mit elektronischer Unterschrift.

Bewerbende können ein Papierzeugnis einscannen und zusammen mit anderen Bewerbungsunterlagen im Bewerbungsprozess einreichen. Bei einem so eingescannten Dokument ist nicht erkennbar, ob es dem Original entspricht. Nur bei einem signierten Dokument besteht Sicherheit über seine Echtheit.

Die digitale Zeugnisausfertigung enthält eine digitale Signatur. Diese wird sichtbar, wenn das Zeugnis in einem PDF-Leseprogramm (z. B. Acrobat Reader) geöffnet wird, wie hier beispielhaft gezeigt. Hier wird im blauen Balken oben angezeigt, dass das Zeugnis von SPRIND GmbH zertifiziert wurde. Detailinformationen finden Sie im Unterschriftsfenster des Programms.

Mithilfe eines PDF-Leseprogramms oder einer Online-Validierung für Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES) kann jede Person die Echtheit einer digitalen Zeugnisausfertigung überprüfen.

In diesem Fall sollten Sie die Person, die sich beworben hat, auffordern, das Papierzeugnis oder eine Kopie davon vorzulegen.